Annexe de réversibilité des données

1. Objet et droits préservés

La réversibilité permet au client de récupérer les données qui lui appartiennent et de préparer leur transfert vers son environnement ou un autre service lors de la fin du contrat. Elle distingue les données personnelles sous-traitées, les données non personnelles du client, les documents et les éléments internes propres au logiciel.

Le présent projet ne crée pas une fonction d’export universelle qui n’aurait pas été vérifiée. Les obligations et le mode opératoire doivent être confrontés aux capacités effectives avant signature. Les droits impératifs, notamment ceux du chapitre VI du règlement (UE) 2023/2854 lorsqu’il s’applique, prévalent sur toute limite contractuelle incompatible.

2. Inventaire des données et formats

L’inventaire à établir avec le client comprend les besoins, candidatures et CV, entretiens et décisions, données salariés, documents et versions, pièces signées et preuves disponibles, ainsi que les relations utiles entre ces éléments. Les droits d’accès et les identifiants doivent permettre d’interpréter l’export dans la mesure où ils appartiennent aux données exportables.

Les formats, schémas, volumes, limites et moyens de remise sont décrits avant contractualisation dans une fiche d’export exhaustive. Les fichiers originaux et leurs métadonnées utiles doivent être distingués des tables structurées. Aucun CSV, JSON, API, export massif ou transfert automatisé n’est garanti sans vérification de sa disponibilité réelle.

Les secrets du fournisseur, son code, les données d’autres clients et les éléments internes protégés peuvent être exclus dans les limites de la loi. Une exclusion doit être motivée et ne peut être utilisée pour entraver la récupération des données exportables ou la compréhension des dossiers du client.

3. Déclenchement et authentification

La demande est adressée au contact contractuel par une personne habilitée, avec la référence du contrat, le périmètre, la destination souhaitée et les contraintes de calendrier. Le fournisseur vérifie l’habilitation avant de remettre des données RH. La demande de sortie ne permet pas de transmettre les dossiers à une adresse personnelle non autorisée.

Les parties fixent un plan identifiant les responsabilités, étapes, vérifications et coordonnées des intervenants. Une contestation financière est traitée séparément et ne supprime pas un droit légal de récupération. Les droits de fin anticipée et les frais éventuels restent distincts de l’organisation technique de l’export.

4. Préavis, transition et fenêtre de récupération

Lorsque le régime de changement de fournisseur du Data Act s’applique, le lancement ne peut être soumis à un préavis supérieur à deux mois. La transition est organisée dans le cadre du règlement, dont la durée maximale normale est de trente jours calendaires après le préavis. Les cas d’impossibilité technique, leur justification, l’information dans le délai légal et les éventuelles prolongations suivent strictement ce texte.

Le client conserve une période de récupération d’au moins trente jours calendaires à compter de la fin de la transition lorsque ce régime s’applique. Une prolongation demandée par le client est traitée selon les dispositions légales et le plan convenu. Le contrat prend fin selon les cas prévus par le règlement et l’achèvement du changement est confirmé.

Le préavis annuel de non-renouvellement ne reporte pas ces droits au prochain anniversaire. En dehors du champ réglementaire, les parties doivent arrêter dans la commande un calendrier de sortie adapté ; aucun délai technique non vérifié n’est présenté comme déjà garanti.

5. Remise et sécurité

La remise est effectuée par un canal sécurisé adapté au volume et à la sensibilité, accessible aux seuls destinataires habilités. Les liens temporaires éventuels, secrets d’accès et durées de validité sont convenus sans exposer les données dans un courriel non protégé. Les fichiers ne doivent pas être publiés dans un répertoire ouvert.

Le fournisseur accompagne le client dans la limite de ses obligations, fournit les informations pertinentes et cherche à préserver la continuité et la sécurité pendant la transition. La réversibilité ne promet pas à elle seule une équivalence fonctionnelle complète entre deux logiciels ou la reconstruction du système cible.

6. Vérification et réserves

Le client contrôle la lisibilité, la complétude au regard de l’inventaire et la cohérence des pièces récupérées. Il signale les écarts suffisamment tôt pendant la période de récupération. Le fournisseur examine les anomalies imputables à la remise et réalise les corrections nécessaires.

Un compte rendu identifie le périmètre, la date, les supports remis, les contrôles et les réserves éventuelles. L’absence de réponse du client ne doit pas être utilisée comme renonciation à une obligation impérative ni comme preuve automatique de la destruction correcte des données.

7. Frais de sortie et prestations distinctes

Aucun frais de sortie nouveau n’est activé par ce projet. Dans le champ du Data Act, à compter du 12 janvier 2027, les frais de changement de fournisseur ne peuvent être imposés pour ce processus. Avant cette date, des frais réduits ne peuvent dépasser les coûts directement liés et doivent être légalement permis, transparents et annoncés avant conclusion.

Les frais ordinaires de service et les éventuelles indemnités de fin anticipée sont distingués des frais de changement. Leur licéité, proportionnalité et articulation avec les droits impératifs doivent être examinées ; leur simple changement de nom ne suffit pas à les rendre valables.

Une assistance réellement supplémentaire, distincte des obligations légales et contractuelles, ne peut être facturée qu’après accord sur un devis précisant son périmètre. Elle ne conditionne pas la remise des données légalement dues.

8. Effacement, sauvegardes et preuve

Après restitution ou choix d’effacement du client, et après la période de récupération applicable, les données du service sont effacées selon les instructions et délais validés, sauf obligation légale de conservation précisément identifiée. Le fournisseur confirme les opérations réalisées et les éventuelles limites ou archives légalement conservées.

Les sauvegardes résiduelles ne sont pas utilisées pour poursuivre les traitements ordinaires. Elles sont isolées, soumises à un cycle d’expiration documenté et protégées. Si une restauration est nécessaire, les demandes d’effacement doivent être réappliquées. Le cycle exact et la capacité d’attestation doivent être vérifiés avant signature.

Les pièces propres du fournisseur nécessaires à la facturation ou à la défense de ses droits sont séparées des dossiers clients et conservées uniquement selon une base et une durée justifiées. Une archive comptable ne justifie pas la conservation générale des CV ou contrats salariés confiés par le client.